Personel Özlük Dosyası Check-List


Personel Özlük Dosyası Check-List

Merhaba. 4857 Sayılı İş Kanununa göre her personel için ayrı ayrı personel özlük dosyası bulundurma zorunluluğu vardır. Yasada açık açık özlük dosyasında şunlar şunlar olmalıdır şeklinde kesin hüküm bulunmamakla birlikte İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir. Bu yüzden özellikle uzun süreli çalışan işçilerin özlük dosyaları kabarık hale gelebilmekte ve en az 300 - 500 kişinin çalıştığı yerlerde özlük dosya takibi extra özen gerektirmektedir.

Personel özlük dosyalarını kontrol ederken bu check-listi kullanarak gözden kaçabilecek herhangi bir belgeye karşı önlem almış olursunuz. Bu check-listi bölüm bölüm, şirket şirket ayırabileceğiniz gibi tek belgeyle tüm özlük dosyalarını check edebilirsiniz.

Son olarak excel formatında yazdığınız belgelere numara vererek dosyalamayı o şekilde de yaapbilirsiniz.

Örnek işten çıkış checklisti aşağıdaki linkten indirebilirsiniz.

Personel özlük dosyası checklist örnek

Saygılarımla,
iKMania

0 yorum:

CEO İnsan Kaynaklarından Ne İster?


CEO İnsan Kaynaklarından Ne İster?

Merhaba. Günümüzde İnsan Kaynakları süreçleri şimdiki olduğundan çok farklı noktalara doğru ilerlemektedir. İK ile ilgili gelişmelerin ana kalbi ABD ve yurtdışı menşeli olduğu için ana kalpte yaşanan yeni gelişmelerin atar damara iletilmesi uzun sürmektedir. Keza nasıl ki her kurumun taklit edilemeyen kendi kurum kültürü olduğu gibi ülkelerin de kendi kültürleri mevcuttur ve bu kültürler mesleklerin farklı yorumlanmasına neden olabilir. Tıpkı aynı isimli İK = HR aynı şey olmak üzereyken Türkiye dışında hiçbir ülkede İnsan Kaynakları (Human Resources) ile Muhasebenin (Accountant) yaptığı işler ve görev tanımları birbirine karıştırılmamaktadır. Bunun yanında ülkelerde yaşanan bu kültür farklarından ziyade Tepe Yönetimlerin İnsan Kaynaklarından beklediği belli başlı noktalar da mevcuttur.


İnsan Kaynakları işverenin stratejik iş ortağıdır. Çalışanın performansından kişilerin kariyer planlaması ve haritasına kadar, personel yedeklemeden ücret yönetimine kadar tüm bilgiler İnsan Kaynakları departmanlığında olduğu için tepe yönetim ve işverenle sık sık dirsek temasında bulunmak durumundadır. 



Peki Tepe Yönetim İK’dan Ne Bekler?

Öncelikle çiçek böcek işleriyle uğraşıp piknik organize etmenin yanı sıra bir CEO İK’dan yukarıdaki gibi şeyler bekler. Tabloda gözünüze çarpan veya bir İK olarak gözüme çarpan ilk şey metrikleri kullanmanın önemidir.

- Çalışan devir oranı (turnover) ve maliyeti. Sadece turnover raporlama dışında diğer İK Metriklerinin de raporlanması ve belli bir data oluşturulmasını bekler.  

- Çalışana yapılan yatırımın geri dönüş oranı ve karlılığı,

- Şirket içi ilerlemenin değerlendirilmesi. Yani bu çatı altında yetkinlik yönetimi, buna bağlı olarak performansın doğru şekilde yönetilmesi ve yüksek performans gösteren çalışanlara kariyer haritasının çıkarılarak kök ücret yönetimi, rotasyon ve oryantasyon çalışması, dikey ve yatay terfi yönetimi, çalışanlar için koçluk ve mentörlük sistemi uygulayarak doğru bir eğitim ihtiyaç analizi çıkarıp performansı yüksek olan çalışanların yanı sıra düşük performanslı çalışanlara da yatırım yapılması ve onlarında şirket içi ilerlemelerinin değerlendirilmesi ve yönetilmesini ister.

- İşgücü maliyetleri. En düşük asgari ücretli bir çalışanın işverene maliyetinin yanı sıra kıdem ve ihbar tazminatlarının toplam yükününde maliyetlenme çalışmalarını ister. İşletmede 500 kişi çalışıyorsa bunların işverene toplam maliyeti, 500 kişinin toplam kıdem ve ihbar tutarları, en alttan tepe yönetime kadar işgücü maliyetlerinin işverene toplam faturası ve işe alınan bir personelin 1 ay ya da 1 yıl dolmadan ayrıldığında ne kadar işgücü maliyeti yaratıldığının raporlanmasını ister.

- Çalışan görüş ve ihtiyaçları. Burası da direkt çalışan memnuniyet anketine (ÇMA) bir göndermedir ve sırf ÇMA yanında görüş ve öneri formlarının hazırlanması beklenir.

- Çalışan Bağlılığı. Belki de çiçek böcekle uğraşmanın en gerekli olduğu alandır. Motivasyon yönetimi yaparak çalışanları bir arada tutacak özel günler ve etkinlikler organize etmek gereklidir.



Bunun yanında günümüzde İK’nın rolleri giderek değişmektedir. Stratejik planların oluşturulmasında ve uygulanmasında ortaklık yapmak, rekabet avantajı yaratan İK politika ve uygulamalar geliştirmek, şirketin bugünkü ve gelecekteki ihtiyaçlarına yönelik olarak doğru insan kaynağına ulaşmasına zemin hazırlamak, en iyi adayları şirkete çekmek ki tüm dünyada İK alanında yeni trend olarak yetenek yönetimi ve ‘’Talent Management’’ diye kavram oluşmaktadır. Bunun yanında çalışanların yeterliliklerini (eğitim/geliştirme fırsatları/geribildirim sistemleri, koçluk,mentorluk...) ile maksimize etmek. Çalışan bağlılığı ve motivasyonunu arttırmaktır.

Son olarak da İK’nın Şirket Performansına Etkisiyle İlgili Güncel Örnekler

Mark Huselid, 1995: Yüksek Performanslı İK Sistemleri (performans bazlı ödüllendirme, takım çalışmasına yönelim, seçme,yerleştirme ve eğitim) ile şirket performansı arasında pozitif bir korelasyon vardır. YPİS’lerindeki bir standard sapmalık iyileştirme ile:

• Devir oranını %7 oranında düşürür
• Kişi başına verimliliği %16 oranında artırır (27.000 $) artırmıştır.
• Kişi başına düşen piyasa değerini 18.000 $ artırmıştır.
• Gelirleri kişi başına 4.000 $ artırmıştır.

Randall Schuler, Susan Jackson, Mark Huselid, 1997: İK’nın etkin bir şekilde yönetimi ve Yüksek Performanslı İK sistemlerinin uygulanması ile şirket performansı arasında pozitif bir korelasyon vardır.

• İK yönetiminin etkinliği, kişi başına düşen verimliliği %5.2 oranında arttırmıştır. (45.000 $)
• Nakit akımında %16.3 ve piyasa değerinde ise %6 artış getirir.

Yazıya kaynak oluşturan Emre Kavukcuoğlu ve www.ikgundemi.com’a teşekkürler.

Saygılarımla,
iKMania


0 yorum:

İK Metrikleri ve Faaliyet Raporlama



İK Metrikleri ve Faaliyet Raporlama

Merhaba. İK genel olarak metriklerle ilerleyen ve sayısal verilerle kendini anlatan bir birimdir. Birçoklarına göre insanlarla uğraşmak soyut bir kavram olduğu için eğer İK yaptığı faaliyetleri sayılara dökemezse birçok kişiye göre yaptığı tek şey piknik organize etmek, bunun şunun doğum gününü kutlamaktan öteye gidemez ve bu tezlere dayanak olmaktadır. Gerek İK metrikleri gerek balans skor kartları gerekse faaliyet raporlama yapamadığınız zaman İK hiçbir iş yapmıyor algısını yıkamazsınız. Ayrıca şunu da belirteyim. Özellikle yakın çevremde birçok genç arkadaşta İK olma tutkusu yatmaktadır. Çevremde veya sosyal medya üzerinden yeni tanıdığım ve tanıştığımız kişilerin neredeyse %90’ı İK olmak istiyor ama İK olmak demek sadece mülakat yapmakla bitmiyor. Hem mesleği doğru icra edebilmek hem de şirketinizde yaptığınız işlerin sayısal bir dayanağı olması açısından bu tarz İK Faaliyet Raporlamayı yapmanız gerekebilir.


Peki İK faaliyet raporu nasıl yapılır ve raporlamada hangi metrikler kullanılır?


İK alanı açısından raporlamanın sonu yoktur ve kullanacağınız 100’den fazla metrik vardır ama her İK profesyonelinin raporlayabilmesi gereken belli başlı metrikler şunlardır.

1-) Turnover Oranı:
2016 Yılı_TURNOVER ORANI
Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100
Turnover Raporu

TAKVİM
Dönem Başı Çalışan Sayısı
Dönem Sonu Çalışan Sayısı
Ortalama Çalışan Sayısı
İşe Giren Sayısı
İşten Çıkan Sayısı
Turnover Oranı %
Ocak
100
50
75
4
50
66,67
Şubat
50
50
50
0
0
-
Mart
50
48
49
0
2
4,08
Nisan
48
54
51
7
1
1,96
Mayıs
54
53
53,5
0
1
1,87
Haziran
53
53
53
0
0
-
Temmuz
53
55
54
2
0
-
Ağustos
55
50
52,5
0
5
9,52
Eylül
50
45
47,5
0
5
10,53
Ekim
45
50
47,5
5
0
-
Kasım
50
51
50,5
2
1
1,98
Aralık
51
50
50,5
3
4
7,92
Turnover Oranı Ortalama %
8,71

İlk önce bilmemiz gereken şey ortalama çalışan sayısıdır.

Ortalama Çalışan Sayısı Formulü: Dönem Başı + Dönem Sonu / 2
                                               Örneğin: (150 + 250) / 2 = 200 ( ortalama çalışsan sayısı)

Personel Devir oranı (turnover oranı) için belirli dönemde işten çıkan personel sayısını bilmemiz gerekmektedir.

Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100

                                 Örneğin; 5 / ((20+16) / 2) * 100 = 27,78 (%28 Turnover oranına sahipsiniz)

2-) Net İşe Alım Oranı:
NET İŞE ALIM ORANI
Şirket dışından işe alınan toplamı / ( İstifa + Emeklilik + Kendi isteği dışında ayrılan çalışan sayısı )
Nedenler
01 - 14 Arası
15 - 31 Arası
Toplam
İstifa
5
2
7
Emeklilik
1
0
1
Çıkarılma
3
1
4
İşe Alınanlar
5
5
10
Net İşe Alım Oranı
56%
167%
111%


3-) İş Teklif Kabul Oranı:


İş Teklif Kabul Oranı
Kabul Edilen İş Teklifi / Toplam İş Teklifi

4-) Elde Tutma Oranı:


Elde Tutma Oranı
Dönem Sonu Çalışan Sayısı / (Yeni Dönem Başı Çalışan Sayısı + İşe Yeni Alınanlar)

5-) Şirkete Katılım Oranı:


Katılım Oranı
İlgili periyot boyunca işe alınan çalışan sayısı / İlgili periyot ortalama çalışan sayısı

6-) 1 Yıl İçinde İstifa Oranı:

Birinci Yıl İçinde İstifa Oranı
1 Yıl Sonunda İstifa Edenler /  1 Yıl İçinde Toplam İşe Alınanlar


7-) Kayıp Oranı:

Kayıp Oranı
İlgili dönem içerisinde işe alınıp ayrılan çalışan sayısı / İlgili dönem içerisinde işe yeni alınan çalışan sayısı


8-) Devir Oranı:

Devir Oranı
(İstifa + Emeklilik + İşten Çıkarmalar) / Ortalama çalışan sayısı


9-) İşe Alım Maliyeti:

İşe Alım Maliyeti
İşe alım maliyeti = (İlan Maliyeti + Headhunter/Ajans Maliyetleri + Mülakat Maliyeti + Adayın Konaklama/Ulaşım Maliyeti + Test/Değerlendirme Merkezi Maliyetleri) / İşe Alınan Personel


10-) Pozisyon Tamamlama Oranı:

Pozisyon Tamamlama Oranı
Pozisyonların ortalama açık kalma süresi = Pozisyonun doldurulduğu gün – Pozisyonun açıldığı gün / İşe yerleştirme sayısı


11-) Organizasyonel Bilgi Kayıp Oranı:

Organizasyonel Bilgi Kaybı Oranı
Emekli olan çalışanların toplam kıdem süresi / (Şirket toplam kıdemi + Emekli olan çalışanların toplam kıdem süresi)


12-) Y Kuşağı Kendi İsteğiyle Ayrılma Oranı:

Y Kuşağı Kendi İsteğiyle Ayrılma Oranı
1982 yılından sonra doğmuş istifa eden çalışan sayısı / 1982 yılından sonra doğmuş toplam çalışan sayısı

13-) Katılım Oranı:

Katılım Oranı
İlgili periyot boyunca işe alınan çalışan sayısı / İlgili periyot ortalama çalışan sayısı


13-) Eğitime Ayrılan Süre Oranı:

Eğitime Ayrılan Süre Oranı
Ortalama Eğitim Süresi  (saat ya da dakika) = (Toplam eğitim süresi) / (Ortalama çalışan sayısı)


14-) 1 Yıl İçinde İstifa Oranı:

1 Yıl İçinde İstifa Oranı
1 Yıl Sonunda İstifa Edenler /  1 Yıl İçinde Toplam İşe Alınanlar

İnsan kaynakları bitmeyen bir derya deniz gibidir. Öğrenebileceğiniz ve revize edeceğiniz bilgiler sonsuzdur. Sizden önceki İK’dan bir şeyler öğrenip sistemi revize edip yerinize gelecek İK’ya yeni bilgiler aktarabilirsiniz.

Ayrıca bu metrikler dışında faaliyet raporlama için aşağıdaki matris ve tabloları kullanabilirsiniz.

NEDENLERİNE GÖRE DEVAMSIZLIK TABLOSU
xxx Şube
Aylar
Ocak
Şubat
Mart
Nisan
Mayıs
Haziran
Temmuz
Ağustos
Eylül
Ekim
Kasım
Aralık
Ücretli İzin
2











Doğum İzni


2
5








Evlilik İzni












Babalık İzni












Ölüm İzni












Engelli Çocuk
Tedavisi İzni












Periyodik Kontrol İzni












Süt İzni












İş Arama İzni












Evlat Edinme
İzni












Yıllık İzin












Raporlu









2


Devamsız












Ücretsiz İzin












TOPLAM
2
0
2
5
0
0
0
0
0
2
0
0

İSTİFA YOLUYLA İŞTEN AYRILMA ORANI


İstifa Eden Çalışan Sayısı / Ortalama Çalışan Sayısı


İşçi Hareket Cetveli





Tarih
Kadın
Erkek







2016 - İstifa Oranı
Toplam Çalışan
Dönem Başı Çalışan
Dönem Sonu Çalışan
İstifa Eden Sayısı
Çıkarılma
Ortalama Çalışan
Genel Toplam

Ortalama
Ocak


0


0
0
0
#SAYI/0!
Ocak
#SAYI/0!
Şubat


0


0
0
0
#SAYI/0!
Şubat
#SAYI/0!
Mart


0


0
0
0
#SAYI/0!
Mart
#SAYI/0!
Nisan


0


0
0
0
#SAYI/0!
Nisan
#SAYI/0!
Mayıs


0


0
0
0
#SAYI/0!
Mayıs
#SAYI/0!
Haziran


0


0
0
0
#SAYI/0!
Haziran
#SAYI/0!
Temmuz


0


0
0
0
#SAYI/0!
Temmuz
#SAYI/0!
Ağustos


0


0
0
0
#SAYI/0!
Ağustos
#SAYI/0!
Eylül


0


0
0
0
#SAYI/0!
Eylül
#SAYI/0!
Ekim
2
25
27
27
26
1
0
40
100,00%
Ekim
100,00%
Kasım
5
25
30
26
29
1
0
40,5
100,00%
Kasım
100,00%
Aralık


0


0
0
0
#SAYI/0!
Aralık
#SAYI/0!

PERSONEL TAKİP ÇİZELGESİ



Ocak
Şubat
Mart
Nisan
Mayıs
Haziran
Temmuz
Ağustos
Eylül
Ekim
Kasım
Aralık
Toplam














Başlayan
Ayrılan
İzmir
x
İşbaşı Yapan
1
5
6
10
3
2
5
5
4
5


55
30
y
Ayrılan
2
0
0
1
10
4
6
5
0
2



Sonuç olarak da bu tür excel takip çizelgesi, matris tablo ve İK metrikleri dışında Balans Skor Kartları uygulaması vardır ki o konuya da başka bir yazıda detaylı inceleriz.

Saygılarımla,
iKMania

0 yorum: