Organizasyon Şeması Oluşturma

Organizasyon Şeması

İnsan Kaynakları sistemini yeni kuran işletmelerde organizasyon şeması bir nevi kılavuz kaptan görevini görmektedir. Sıfırdan İK sistemini oturtmaya çalışan ve kurumsallaşmak için emeklemeye başlayan bu yerlerde kimin nereye bağlı olduğunu, ast-üst hiyerarşisini bir şemaya oturtarak bir nevi kullanım kitapçığı oluşturur. Nasıl ki et tırnaktan ayrılmıyorsa organizasyon şeması da ''iş ve görev tanımı/analizi''nden ayrılamaz.

Peki Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Öncelikle sistemi sağlam temellere oturturken ve bu şemayı hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli konu kişilere ve şahıslara bağlı değil departmana ve pozisyonlara bağlı kalmanızdır. Bir diğer önemli konu küçük timlerin ve 15-20 kişilik grupların bir üst yöneticisi olarak ''Takım lideri, personel şefi'' gibi bir birime bağlamanızdır. Yalnız şunun altını önemle çizeyim özellikle Türkiye'ye özgü her şeyin müdürlüğünü yapmaktan kaçının. Fuzuli İşler Müdürü, Çay ve Kahve Müdürü, Dedikodu ve Gıybet Müdürü gibi...

Organizasyon Şeması Nasıl Olmalı?

Sağlıklı bir şema oluşturabilmek için genelde şirketlerde bulunan temel departmanları bilmek gerekir.

· İdari İşler: Genel olarak yemek, servis, bakım, güvenlik, bilgi-işlem gibi iç hizmet ihtiyaçlarının giderilmesini sağlar. Bazen insan kaynaklarının hizmetlerini de üstlenir. İdari İşler Departmanlığının yan yana yürüdüğü en önemli departman İnsan Kaynakları Departmanlığıdır. Bazı küçük ölçekli firmalarda bu departmanlık olmayıp servis-yemek gibi hizmetlerin ayarlanması işlemlerini İK'lar yapmaktadır. Sağlıklı bir sistem ve kurumsal firmada kesinlikle İdari İşler ayrı İnsan Kaynakları ayrı departmanlara ayrılmalı ve ikisi organizasyon şemasında yan yana çizilmelidir.

· Mali İşler: Muhasebe ve finans işlerini yürüten birimdir. Gelen ve çıkan evrakların kaydını yapar. Alacakların tahsilatını ve borçların ödemesini yapar. Resmi dairelerle ve bankalarla ilişkileri yürütür. Personellerin maaş ödemesini gerçekleştirir. Kurumsallaşmamış bir çok şirkette ''Muhasebe-Personel ve Özlük-İnsan Kaynakları'' aynı cümle içinde kullanılmaktadır. Belki işletmeniz küçüktür ve Mali İşler gibi genel tanımdan ziyade muhasebe departmanlığı oluşturabilirsiniz ama kesinlikle ve kesinlikle ''Muhasebe ve İnsan Kaynakları'' şeklinde akıllara zarar bir departman oluşturmayın. Kariyer.nette yayınlanan bazı ilanlarda ''Muhasebe ve İnsan Kaynakları''nın aynı cümle içerisinde gördüğümde far görmüş tavşan gibi donup kalıyorum. Biliyorum ki bu departmanlığı oluşturan kişi patronun kendisidir çünkü herhangi bir İnsan Kaynakları Personelinin bu 2 departmanı birleştirmesi veya ikisinin benzer özellik gösterdiğini sanması en masum tabirle mesleğine ihanettir. Şemaya geri dönecek olursak eğer büyük şirketler için mali işler, küçük şirketler için muhasebe departmanlığını idari işler ve insan kaynaklarının yanına çizebilirsiniz. aralarında üst-ast değil yatay hiyerarşi olmalıdır.

· Personel ve Özlük: Günümüzde ki Türk şirketlerinin %90'ının aile şirketi olduğu düşünülürse ve bu aile şirketindeki patronların gelişim-değişime bakış açısı düşünülürse her şirket için oluşturulması elzem olan bir departmanlıktır. Hala daha günümüz şirketlerinin %90'ında personel özlük ayrı bir departman olarak görülmeyip organizasyon şemasına dahil edilmeyip adına ''İnsan Kaynakları'' deyip geçilmektedir. Şu ana kadar edindiğim iş tecrübesi ve gözlemlerime dayanarak söyleyebilrim ki turnover oranı yüksek olan sektörlerin (çağrı merkezi, özel güvenlik şirketleri) şirketlerinde ''Personel Özlük'' ve ''İnsan Kaynakları'' iki apayrı departman haline getirilmiştir. Bunun nedeni sirkülasyon yoğun olduğu için aday havuzu oluşturma, aday bulma, mülakatlar yani kısacası işe alım görevini İnsan Kaynakları; yoğun sirkülasyon yaşayan aynı işletmenin işkur, sgk mevzuatı, işe giriş çıkış işlemleri, personel özlük dosyaları, puantaj ve bordrolamayı ''Personel Özlük'' yapmaktadır. Bugün bile kariyer.net, yenibiris, secretcv'deki insan kaynakları ilanlarına baktığınızda puantaj, bordrolama, sgk mevzuat ve işe alım, oryantasyon, kariyer haritası gibi fonksiyonların hepsini aynı potada eritmeye çalışıyorlar. İlana bir giriyorsunuz ismi ''İnsan Kaynakları'' ama adamların aradığı ''Personel Özlükçü'' oluyor. Personel Özlük ve Bordrolama muhasebenin işi olmalıdır. Yakın zamanda personel özlük ve insan kaynaklarını birbirinden ayırmak gerekiyor. Mesela bir bordro uzmanı kişi mülakatlara giremez, girmemiştir ve mülakat tekniklerini bilemez. İK'cı dediğin personelde bordro yapmamalı. Onun işi işe alım, mülakat, turnover raporlama, kariyer haritası oluşturma, performans yönetme, oryantasyon planı hazırlama, çalışan ilişkilerini düzenleme ve motivasyonu arttırma olmalıdır. Her organizasyon şeması ardından görev tanımını da getirir demiştik. Tek bir kişiye hem ''İSG'ci ayrı, İdari İşler ayrı, Bodrocusu Ayrı, İk'cısının ayrı'' görev tanımları yaptırılmaya kalkılırsa her işe yetişilemez ve sağlıklı bir sistem olmaz. Küçük işletmelerde İK'cıdan hepsi isteniyor. Hangi birini yapacaksın? Servis yemeği mi ayarlama, mülakat mı yapma, aday mı bulma, kariyer süreci mi açma, sgk giriş çıkış mı yapma, bordro mu hazırlama, iş sağlığı ve güvenliği önlemi mi alma, performans mı yönetme? Organizasyon şemasını oluştururken ''Personel ve Özlük'' departmanını ''İnsan Kaynakları'' ve ''İdari İşler'' departmanının yanına çizebilirsiniz. 3'ü yatay hiyerarşide olmalı ve muhasebe ile personel özlüğü dikey hiyerarşiye koyabilirsiniz.

· Satınalma: Üretilecek olan ürün için gerekli hammadde ve aksesuarları satın almaktan sorumludur. İşletmenin döngüsü için gerekli olan sarf malzemelerinin de alımını yapar. Mali İşler departmanlığıyla bağlantılı şekilde çizebilirsiniz.

· Üretim: Ürün veya hizmetin üretilmesi için çalışan, verimliliği gözeten birimdir. Fabrika gibi mal ve mamul üreten şirketlerde satış ve pazarlamayla birlikte en önemli birimdir. Çağrı Merkez, Özel Güvenlik, Turizm gibi hizmet sektörlerinde şemanıza bu departmanlığı koyamazsınız.

· Satış: Yurtiçi ve yurtdışı müşterilere hizmet üreten, bayilik teşkilatını yöneten, saha ziyaretleriyle satışları ve bayi sayısını artırmaya çalışan departmandır.

Sonuç olarak organizasyon şeması bir firmanın temel fonksiyonlarını belirten, nasıl yapılandığını gösteren, departmanların ve sorumluların birbiriyle ilişkisini gösteren tablodur. Firmanın iş akışına ve birbirleriyle işbirliği ilişkilerine göre departmanlar ve alt birimler bu şemada yer almalıdır. En tepedeki yöneticiden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi göstermelidir. Çalışanlar organizasyon şemasına bakarak kime karşı sorumlu olduklarını ve hangi konuda kimlerle işbirliği yapabileceklerini kolayca anlayabilmelidirler. Organizasyon şeması bir anlamda görev tanımlarını da ifade edecektir.

Saygılarımla,

iKMania