Kurumsal Mail Nasıl Yazılır?

Kurumsal Mail Nasıl Yazılır?

Merhaba. İş yazışmaları ve gün içinde mesai saatinde şirket çalışanları arasında yapılan kurumsal mailleşmeler ayrı bir önem taşımaktadır. Özellikle üst yöneticilerinize mail atarken azami dikkat etmeniz gerekmektedir. Bende bu kurumsal mailleşmelerde yapılan hatalara aşırı takılan birisiyimdir.

- Doğru mail formatını öğrenin: Yan yana 2 tane dönerci açılsa o 2 dönercinin bile iş yapış şekilleri ve kurum kültürü birbirinden farklı olacaktır. İşte bu yüzden yeni girdiğiniz şirkette mailleşmelerde kullanılan formatı öğrenmeye bakın. Örneğin eski çalıştığım şirketlerin birinde CEO'nun emriyle yazı formatının Calibri 11 olması zorunlu hale getirildi. Bu formattan başka yazı tipiyle mail atan çalışanlara uyarı amaçlı geri dönüşler yapılıyordu.

- MSN dili kullanmayın: Hoş artık MSN tarihin tozlu sayfalarına gömülmüş olsa da whatsapp sayesinde msn dili diye bir şey vardır. Özellikle yaşı genç olan ve şirkete yeni gelmiş kişilere doğru mail formatı öğretilmelidir. Msn dili gibi maillerde naber, kib, by, slm katiyen kullanmayın. Mail başlangıçlarında en doğru kelime her zaman ''Merhaba''dır. Doğru format için bir örnek;

Merhaba xxx Bey/Hanım,

- Mailleri capslook açık atmayın: ABD'de çoğu şey elektronik sisteme geçtiği için maillerde kullanılan hepsi büyük harfle yazılar mobbing kapsamına girebilmektedir. Örneğin birisine ABC ABCDE ABCDEF diye büyük harfle attığınız mail daha sonra mahkemelerde mobbinge kanıt olabilmektedir ve psikolojide büyük harfler karşındaki kişiye bağırmak manasına gelmektedir.

- Maillerde samimiyeti iyi ayarlayın: Her ne kadar mail attığınız kişi can ciğer kuzu sarmanız olsa da orası bir iş yeridir. Kurumsal mailleşmelerde esprilerden, ve '':)'' işaretinden uzak durun.

- Maillerle flört etmeyin: Maksimum dikkat edilmesi gereken bir konu da budur. En son yargıtay kararında da onandığı gibi mesai saatlerinde şirket imkanlarını kullanarak maillerde flörtleşme haklı nedenle fesih sebebi olabilmektedir. Bununda gerekçesi basittir. Şirket imkanlarını kendi çıkarlarınız amacıyla kullanamazsınız. Çoğu firma da IT ve bilgi işlem birimi yapılan ve atılan tüm mailleşmeleri görebilmektedir. Bu yüzden sadece iki kişi arasında mailleşmeye güvenmeyip espri dozajını ve flörtleşmeyi iyi ayarlayın, yoksa maille flört fesih sebebi olabilir.

- CC'ye gizli ekleme özelliği: Maillerde ki yazışmalarda kısır günlerindeki muhabbeti yapmayın. Gizlice CC'ye eklenmiş CEO veya birim yöneticinizin olduğu bir mailde üstleriniz hakkında dedikodu ve gıybet yaptığınızın anlaşılması pek hoş karşılanmayabilir.

- Konuyu kısa ve net aktarın: Özellikle tepe yöneticilerin günü yoğun geçtiği için gönderdiğiniz maildeki destansı yazıları okumaya fırsatı olamayabilir. Maildeki maruzatınız neyse en net ve anlaşılır bir şekilde özetleyerek aktarın. Doğru mail formatlarının başında konu kısmına Hk. yazmak geliyor.

Doğru format için bir örnek;

Konu: İşbaşı Onayı Hk.

Merhaba X Hanım,

İşe alım süreci yürütülen xxx adlı adayın görüşmeleri olumlu sonuçlanıp birim yöneticisinden işbaşı onayı alınmıştır. Yeni personelin oryantasyona uygun şekilde ilerlenmesi konusunda desteğinizi beklemekteyim.

Saygılarımla,
xxx xxxx

İnsan Kaynakları Uzmanı

- Maili göndermeden önce 2 defa kontrol edin: Özellikle CEO’ya mail atarken yazdığınızı 2 defa kontrol etme ve sizin gözünüzden kaçan bir hata olabileceği içib birde iş arkadaşınıza kontrol ettirin.

- Fyi: İşyerinde üst ve tepe yönetimden gelen haber niteliği taşıyan mesajları bütün şirkete iletirken mailin başına veya sonuna yazılan harflerdir. Manası bilginize sunarım, bilginize demektir.

- İmla ve yazım hatalarına dikkat edilmesi konusuna ayrıca değinmek istemedim. Bu konuya dikkat edilmesini öğütlemek bile bana saçma geldi. Hadi bir kaç harfin yanlış yazılması hoş karşılanabilir ama her cümle başı yapılan yazım yanlışları ve imla, noktalama hataları hoş karşılanmayabilir.

Kurumsal mailleşmelerle ilgili aklıma gelenler şimdilik bunlar. Bende olduğu gibi bir çok çalışan ve özellikle müdürleriniz maillerdeki yazdığınız formatlara, kullandığınız günlük dile, yaptığınız imla ve yazım hatalarına takık birisi olabilir. İşte bu yüzden çalıştığınız şirkette iş arkadaşınızdan o şirkette kullanılan mail formatını öğrenmeye bakın ve kurumsal mail yazılırken genel kabul görmüş kuralları öğrenmeye çalışın. Yazıyı tamamen farazi bir örnekle tamamlayalım. Yazı tipinden giriş cümlesine ve kapanış cümlesine kadar formata dikkat etmeye çalışın.

Alıcı: xxx.xxxx@xsirketi.com

Bilgi CC: yyy.xyxy@xsirketi.com

Konu: Oryantasyon Planı Hk.

Merhaba Anıl Bey,

Toplantımızda aldığımız karar neticesinde oryantasyon prosedürünü revize edip bundan sonraki işe alınan personeller için yeni oryantasyon prosedürünü uygulamaya başlayabiliriz. Konu hakkında desteğinizi beklemekteyim.

P.S: Yeni oryantasyon planının revizeli hali ekte yer almaktadır.

Saygılarımla,
Anıl GÜÇLÜ

İnsan Kaynakları Uzmanı

Tel

Şirket İsmi

Mail İsmi