Yetkinlik Kavramı ve Yetkinlik Türleri: Fonksiyonel Yetkinlikler

Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Modeli: Örnek Bir Uygulama. Fonksiyonel Yetkinlikler

Merhaba. Ege Üniversitesi İnsan Kaynakları Yönetimi Yüksek Lisans bitirme tezi olan Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Modeli: Örnek Bir Uygulama adlı bitirme tezini paylaşıyorum. Tez toplamda 80 sayfa olduğu için bölümlere ayırarak yazma kararı aldım. 

Türkiye'de performans yönetim sistemi üzerine araştırma ve çalışma yapılan bu tezde öncelikle yetkinlik kavramı ve yetkinlik türlerini tanımlamakla başladım. Tezin ilk bölümünü yazının devamında okuyabilirsiniz.

1.2.3 Fonksiyonel Yetkinlikler

Fonksiyonel yetkinlik diğer 2 yetkinlik tanımından farklı bir kritere sahiptir. Mesleki yetkinlik olarak da adlandırılan fonksiyonel yetkinlik çok geniş bir tanımlama ağını kapsamaktadır. Yetkinlik Kılavuzu oluşturup yetkinliklere göre iş ve görev tanımı yapıldıktan sonra yetkinlik bazlı performans değerlendirme kriterleri belirlenme aşamasında en ince ayrıntısına kadar mesleki yetkinlikler tanımlanmalıdır. (Fidan, 2017)

Yetkinlikler kendi içinde alt yetkinliklere ayrılmaktadır ve yetkinliklerin seviyeleri vardır. Örneğin, bir İK Müdüründen Mesleki Yetkinlik olarak Operasyonel Risk Yönetimi ilgili beklenen yetkinlik seviyesi 4 iken bir İK Uzman Yardımcısı için Operasyonel Risk Yönetimi ile ilgili beklenen yetkinlik seviyesi 2 olabilmektedir. (Keçecioğlu, 2014)

Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı 14.07.2015 tarihli Pozisyon Bazında İş/Görev Tanımları genelgesinde yer alan tanımlar da fonksiyonel yetkinlikler şu şekilde aktarılmıştır:

Analitik Yaklaşım: Olayları, durumları ve konuları neden sonuç ilişkileri çerçevesinde, anlamlı ve birbiriyle ilişkili parçalar halinde düşünebilir.

Arşiv Yönetimi: Kurum içinde belge akışı ve arşivleme faaliyetleri konusunda bilgili ve tecrübelidir.

Bilgi Sistemi Kullanma: Görev alanına giren konularla ilgili işlemleri mevcut veritabanlarını ve uygulama yazılımlarını kullanarak hızlı ve doğru bir şekilde yapar.

Bilgi Teknolojileri Güvenlik Yönetimi: Dünyaca kabul görmüş bilgi sistemleri güvenlik politikaları, standartları ve uygulamaları konusunda bilgili ve tecrübelidir.

Genel Muhasebe: Genel muhasebe ve muhasebeleştirme bilgisine sahiptir.

Kontrol ve Denetim: Sistemlerin işlemesinde kalite kontrol ve denetimin önemini bilir,  tanımlı kalite kontrol ve denetim işlemlerini eksiksiz yerine getirir.

Kriz Yönetimi: Kriz durumlarının yönetimi, koordinasyonu, kontrolü ve dokümantasyonu konusunda bilgili ve tecrübelidir.

Mali Analiz Bilgisi: İlgili araçları ve yöntemleri kullanarak mali analiz yapabilir.

Norm Kadro Uygulama: Norm kadro çalışmaları konusunda deneyimli, kadroların hesaplanması konusunda bilgili ve tecrübelidir.

Rapor Hazırlama: Görev alanına giren konularla ilgili çeşitli muhteviyatta raporlar hazırlama konusunda bilgili ve tecrübelidir.

Sistematik İş Planlama: Yapılacak işi anlamlı, yönetilebilir, birbiri ile ilişkili iş paketleri haline getirme ve planlamasını yapma konusunda bilgili ve tecrübelidir.

Stratejik Yönetim: Kurumun misyon ve vizyonuna uygun stratejiler geliştirme ve bu stratejileri uygulamaya koyma konusunda bilgi ve tecrübe sahibidir.

Süreç Analizi: Kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayacak iş ve süreç akışları belirler ve süreçlerin etkinliğini artıracak gelişmeleri önerir.

Teknik Rapor Hazırlayabilme: Elektrik, mekanik, sıhhi tesisat veya yapı/inşaat arızaları ve çözümleri ile ilgili teknik raporlar hazırlayabilir.

1.2.3.1 Çalışanlar İçin Fonksiyonel Yetkinlikler

Çalışan kavramı günümüz iş yaşamında genel olarak emek gücüyle çalışan işçiler için ‘’mavi yaka’’ , beyinsel güçle çalışan çalışanlar için ‘’beyaz yaka’’ olarak adlandırılmaktadır. Bu yüksek lisans tezinde bahsedilen çalışanlar kavramı da idari kadro ve yöneticiler dışında kalan çalışanları vurgulamak için kullanılmıştır. Orta, üst ve tepe yöneticiler için istenen yönetsel yetkinlikler belirli iken giriş seviyesinde veya junior çalışanlar için yönetsel yetkinlikleri belirlemek için “yetenek yönetimi” yaklaşımı ile ilgili az sonra değineceğimiz örnek uygulama yapılabilir. (Arı, 2006)

Yetkinlik Anketi adı verilen bu uygulamada hem işçi hem çalışma arkadaşları hem de yöneticisi yetkinlik anketini doldurarak gerekli puanlamaları yapar ve yetenek matrisinin oluşturularak çalışanlar için yönetsel yetkinlikler belirlenir. Çalışanlar için belirlenecek ve çalışandan istenen bu yönetsel yetkinlikler işletmelerin kendi vizyon ve stratejik hedefleri doğrultusunda belirlenmelidir. İşletmelerde taklit edilemeyen tek şey kurum kültürü olduğu için her işletme her departman için örnek yetkinlik anketi kullanarak ihtiyacı olan yönetsel yetkinlikleri belirleyebilir. (Arı, 2006)

Tablo 3: Yetkinlik Anketi

ADI SOYADI: GÖREV/UNVAN: YAŞINIZ: CİNSİYET: EĞİTİM SEVİYENİZ: YABANCI DİL:
KRİTERLER	KRİTER NOTU VE PUANLAMA
	Çalışna Notu	P	Ortalama
Empati kurmak Kendisini birlikte çalıştığı kişilerin yerine koyabilme ve onları anlayabilme çabası	Kendiniz	3	4,33
	Yöneticiniz	4
	Arkadaşlarınız	6
Vücut dili ile iletişim Kurum içi veya dışı iletişimde vücut dilinikullanmadaki başarı	Kendiniz	6	5,00
	Yöneticiniz	6
	Arkadaşlarınız	3
Takım çalışmasına yatkınlık İşin yapılışı esnasında ortak çalışma fırsatı yakalama ve ortak hedefleri başarma çabası	Kendiniz	10	6,67
	Yöneticiniz	4
	Arkadaşlarınız	6
Şirket kaynaklarını en iyi şekilde kullanabilme Kuruma ait kısıtlı kaynakların farkında olma, onları etkin bir şekilde kullanabilme	Kendiniz	9	6,33
	Yöneticiniz	4
	Arkadaşlarınız	6
Sonuç odaklılık Yürütülen görevlerde sonuca odaklanma, hızlı sonuç elde etmek için ayrıntıya saplanmadan hareket edebilme	Kendiniz	10	9,33
	Yöneticiniz	8
	Arkadaşlarınız	10
Sorumluluk Alma: Gereken durumlarda sorumluluk almaktan çekinmez.	Kendiniz	10	6,67
	Yöneticiniz	4
	Arkadaşlarınız	6
Çabaya saygı duyma ve katkıda bulunma isteği Kendinden önce kurum içinde gerçekleştirilen çabaya saygı duyma, takdir etme ve bunları geliştirme	Kendiniz	10	6,67
	Yöneticiniz	4
	Arkadaşlarınız	6
Şirket sırlarını koruma Şirketin her türlü sır teşkil eden veya edecek konularının, kurum içi veya dışı şahıslara bahsetmeme	Kendiniz	10	6,67
	Yöneticiniz	4
	Arkadaşlarınız	6

Kaynak (Çelik Murat, ‘’Yetenek Yönetimi Yaklaşımı ve Bir Örnek Uygulama’’ İstanbul Ticaret Üniversitesi Fen Bilimler Enstitüsü Endüstri Mühendisliği Yüksek Lisans Tezinden derlenmiştir.)

1.2.3.2 Yöneticiler İçin Fonksiyonel Yetkinlikler

Eğer işletmelerde Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme modeli uygulanmak isteniyorsa eğer öncelikle yapılması gereken en önemli şey yetkinlikleri belirlemek olacaktır. Bu da Yetkinlik Sözlüğü veya Yetkinlik Kılavuzu ile yapılabilinir. (Keçecioğlu, 2014) Aslında Yüksek Lisans bitirme projesinin ilk bölümü olan Yetkinlikler bölümünün son aşamasında yöneticiler için gerekli olan Fonksiyonel Yetkinliklerin yanında Yetkinlik Kılavuzuyla oluşturulmuş örnek bir görev tanımı ve Yetkinlik Yönetiminin Performans Değerlendirmeye Etkisi hakkında da bahsetmek gerekmektedir.

Yetkinlik Kılavuzu oluşturularak işletmede her pozisyon için istenen yetkinlikler belirlenir. Belirlenen bu yetkinlikler iş ve görev tanımlarında kullanılır ve o pozisyonda bir boşluk oluşması halinde yeni bir personel işe alınacağında yetkinlik bazlı mülakatlar yapılarak doğru işe doğru personelin yerleştirilmesi sağlanır. (Arı, 2006) Bunun yanında örnek tabloda İnsan Kaynakları Müdürü pozisyonu için oluşturulan yetkinliklerin belirlendiği görev tanımı daha ileriki aşamalarda Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirmenin temelini oluşturur ve o pozisyondan istenen performans göstergelerinin temel dayanağı o görev tanımı olmaktadır. (Keçecioğlu, 2014)

İnsan kaynakları müdürünün kapsamı şu şekildedir: (İleri, 2016)

·  Amacı: Şirketin genel personel özlük işlemlerini takip etmek ve İnsan Kaynaklarının tüm süreçlerinde eksiksiz işlemler gerçekleştirmek.

·    Kapsam: İşe alım, işten çıkış, bordro tahakkuk, yıllık izinler, personel yönetimi, çalışan memnuniyeti, idari işlemler, resmi kurumlarla ilgili tüm süreçlerle ilgili kuralları, stratejileri, kararları verir ve denetimi yapar.

·         Bağlı Olunan Pozisyon: Genel müdür

·         Alt Pozisyon: İnsan kaynakları uzmanı, uzman yardımcısı, asistan

·         Organizasyonda Bulunduğu Bölüm: İnsan kaynakları

İnsan kaynakları müdürünün görev tanımı şu şekildedir:

-         İşe yeni alınan personeller için oryantasyon yönetimi uygulamak.

-         İşletmede performans değerlendirme ve yönetme sistemi kurmak.

-         Motivasyon çalışmaları ve işletme içi ve dışı olarak kültürel ve sosyal etkinliklerde bulunmak.

-         İşten ayrılan personeller için nedenleri araştırmak ve raporlama yapmak.  

-         İşletme başarısının sürdürülebilir olması için gerekli faaliyetlerde bulunmak.

-         İş analizi ve görev tanımları oluşturmak.

-         Norm kadro planlamasını yapmak.

-         Yedekleme planları yaparak yetenek yönetim sistemi oluşturmak.

-         Eğitim ihtiyaç analizi yapma ve eğitim metrikleri kullanarak raporlama yapmak.  

-         SGK, İşkur, Çalışma Bakanlığı gibi resmi kurumlarla iletişim halinde olmak.

İnsan kaynakları müdürü için aranan yetkinlikler şunlardır:

-         Erkek adaylar için askerliklerini tamamlamış olmak

-         En az lisans veya ön lisans mezunu olmak

-         Zirve, Netsis İK, programını bilmek

-         En az 8 yıllık sektörel deneyime sahip olmak

-         Dürüstlük, iş ahlakı ve güvenilirlik

-         Takip ve kontrol edebilmek

-         Kurumsal farkındalık

-         Hesap verilebilirlik

-         Strese dayanıklılık

-         Sonuç odaklılık

-         Liderlik (Etkileme ve Yönlendirme)

-         Çalışan odaklılık

-         Detaylara önem verme

-         İş önceliklendirme

-         Sunum becerisi

-         Yazılı iletişim ve raporlama

-         Zaman yönetimi

-         Etkili karar verme

-         Ekip yönetme becerisi

-         Etkili karar verme

-         Stratejik yönetim

-         Yönetsel liderlik

-         Bordro uygulamaları bilgisi

-         Çalışma mevzuatı bilgisi

-         Eğitim yönetimi bilgisi

-         Kariyer ve yetenek yönetimi bilgisi

-         Performans yönetimi bilgisi

-         Toplu iş sözleşmeleri bilgisi

-         İcra Takibi Yürütme ve Sonlandırma bilgisi

İnsan kaynakları müdürlerinin kullandığı belge ve ofis araçları şunlardır:

-        İleri derecede office programları

-        PDKS programı

-        Zirve programı

-        Netsis İK programı, CANİAS ERP Programı

Son olarak insan kaynakları müdürlerinde aranan deneyim tercihleri şu şekildedir:

-         Çalışma deneyim: 10 yılın üzerinde

-         Sektörel deneyim: 8-10 yıl

Saygılarımla,
iKMania