Turnover Nasıl Raporlanır

Merhaba. Turnover bir diğer deyişle personel devir oranı İK Metrikleri arasında en önemli yere sahip ölçümlemenin başında gelmektedir. Bordrocu veya işe alımcı hiç fark etmez her İK Profesyonelinin turnover raporlamayı yapabilmesi gerekmektedir. Turnover hakkında bazı arkadaşlardan gelen‘’sayısal veriler, formüller tamam ama biz bu raporlamayı nasıl yapabiliriz’’ şeklinde gelen bazı görüşlerden sonra bu sefer de turnover raporlama nasıl yapılır buna bir göz atalım.

Peki turnover nasıl hesaplanır?

Turnover hesaplayabilmek için öncelikle şirkette çalışan ortalama çalışan sayısı oranını bilmek gerekmektedir. Ortalama çalışan sayısı da (Dönem Başı + Dönem Sonu / 2) formülü ile bulunur.  Her ay aylık ortalama çalışan sayısını da bulduktan sonra bize lazım olan 2. parametre işten çıkanların sayısıdır.

Genel olarak turnover formülü de; Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100 şeklindedir.

Turnover Nasıl Raporlanır?

Bizim işimiz insanlarla olduğu için ve sosyal bilimler bizim ilgi alanımıza girdiği için bir mühendisin iş yapış şeklinden farklılık göstermektedir. Yoksa bir İK, tepe yönetime mühendis gibi turnover oranın bu, işten çıkanların bu deyip sadece sayısal veriler verirse anlamı olmaz. Turnoverı raporlamanın anlamı olması için işten çıkış mülakat anketi yapmak lazım, tüm çıkışları alt kırılıma ayırmak lazım ve turnover değerlerini kümülatif olarak almak lazım ve olayı pasta veya çizgisel grafikle belirtmek lazım.

- İşten çıkış mülakat anketi: Daha sonra bu konu hakkında detaylı bir yazı yazacağım ama turnoverı raporlamanın anlam kazanabilmesi için işten tüm çıkışlar için muhakkak işten çıkış mülakatları yapılmalıdır. Bu mülakatlara dürüst cevap veren personel sayesinde doğru bi raporlama yapılabilir.

Yukarıdaki gibi kapsamlı bir personel takip çizelgesi oluşturabileceğiniz gibi yalın bir şekilde de sadece ortalama çalışan sayısı ve işten çıkanlar şeklinde tabloda yapabilirsiniz.

Kimilerine göre turnoverı sağlıklı raporlayabilmek için ''işten çıkanlar'' değil sadece ''kendi isteğiyle ayrılanlar (istifa)'' oranını yazmak yeterliyken benim görüşüme göre tüm çıkış nedenlerini alt kırılımlara ayırmak ve bunu yukarıdaki gibi bir grafikle anlatmak hoş olur.

Yukarıdaki gibi basit bir matris hazırlayarak hem aylara göre çıkanların toplam sayısını hem de yıl sonunda çıkış nedenlerinin toplam değerlerini elde edebilirsiniz. Burada ki kilit nokta tüm bu raporlamayı tepe yönetime sadece sayısal veri olarak sunmaktan ziyade çıkışlara çözüm bulmaktır. Örneğin yıl sonunda çalışanların işten ayrılmalarının büyük nedeni ücret yetersizliğinden kaynaklanıyorsa buna iyileştirme yapılabilir veyahut yıl sonunda 20 kişi çalışma ortamından kaynakları ayrılmışsa bu kanayan yaraya bir çözüm bulunabilir.

Ve geldik finale. Tek başına bir ayın personel devir oranını bulmak bir işe yaramaz. Örneğin Ocak ayında turnover oranı %29 iken Aralık ayında %41 olması bir şeyi ifade etmez. Yıl sonunda tüm ayın kümülatif değerini almak ve bunu çizgisel grafik, pasta grafiği veya excel üzerinden hazırlanabilecek bilimum grafikle olayı görselleştirmek çok faydalı olur. Genel olarak turnover nedir, formülü nedir, nasıl hesaplanırı anladıktan sonra peki turnover nasıl raporlanır sorusuna da çözüm bulduk sanıyorum. Turnover oranı şirketlerin mahremi olduğu için ve her şirketin yoğurt yiyişi farklı olduğundan İK'lar şirketlerine en uygun raporlamayı yapmakla yükümlüdürler. Saygılarımla, iKMania

Devamını oku... »

Personel Özlük Dosyası Check-List

Merhaba. 4857 Sayılı İş Kanununa göre her personel için ayrı ayrı personel özlük dosyası bulundurma zorunluluğu vardır. Yasada açık açık özlük dosyasında şunlar şunlar olmalıdır şeklinde kesin hüküm bulunmamakla birlikte İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir. Bu yüzden özellikle uzun süreli çalışan işçilerin özlük dosyaları kabarık hale gelebilmekte ve en az 300 - 500 kişinin çalıştığı yerlerde özlük dosya takibi extra özen gerektirmektedir.

Personel özlük dosyalarını kontrol ederken bu check-listi kullanarak gözden kaçabilecek herhangi bir belgeye karşı önlem almış olursunuz. Bu check-listi bölüm bölüm, şirket şirket ayırabileceğiniz gibi tek belgeyle tüm özlük dosyalarını check edebilirsiniz.

Son olarak excel formatında yazdığınız belgelere numara vererek dosyalamayı o şekilde de yaapbilirsiniz.

Örnek işten çıkış checklisti aşağıdaki linkten indirebilirsiniz.

Personel özlük dosyası checklist örnek

Saygılarımla,

iKMania

Devamını oku... »

CEO İnsan Kaynaklarından Ne İster?

Merhaba. Günümüzde İnsan Kaynakları süreçleri şimdiki olduğundan çok farklı noktalara doğru ilerlemektedir. İK ile ilgili gelişmelerin ana kalbi ABD ve yurtdışı menşeli olduğu için ana kalpte yaşanan yeni gelişmelerin atar damara iletilmesi uzun sürmektedir. Keza nasıl ki her kurumun taklit edilemeyen kendi kurum kültürü olduğu gibi ülkelerin de kendi kültürleri mevcuttur ve bu kültürler mesleklerin farklı yorumlanmasına neden olabilir. Tıpkı aynı isimli İK = HR aynı şey olmak üzereyken Türkiye dışında hiçbir ülkede İnsan Kaynakları (Human Resources) ile Muhasebenin (Accountant) yaptığı işler ve görev tanımları birbirine karıştırılmamaktadır. Bunun yanında ülkelerde yaşanan bu kültür farklarından ziyade Tepe Yönetimlerin İnsan Kaynaklarından beklediği belli başlı noktalar da mevcuttur.

İnsan Kaynakları işverenin stratejik iş ortağıdır. Çalışanın performansından kişilerin kariyer planlaması ve haritasına kadar, personel yedeklemeden ücret yönetimine kadar tüm bilgiler İnsan Kaynakları departmanlığında olduğu için tepe yönetim ve işverenle sık sık dirsek temasında bulunmak durumundadır. 

Peki Tepe Yönetim İK’dan Ne Bekler?

Öncelikle çiçek böcek işleriyle uğraşıp piknik organize etmenin yanı sıra bir CEO İK’dan yukarıdaki gibi şeyler bekler. Tabloda gözünüze çarpan veya bir İK olarak gözüme çarpan ilk şey metrikleri kullanmanın önemidir.

- Çalışan devir oranı (turnover) ve maliyeti. Sadece turnover raporlama dışında diğer İK Metriklerinin de raporlanması ve belli bir data oluşturulmasını bekler.  

- Çalışana yapılan yatırımın geri dönüş oranı ve karlılığı,

- Şirket içi ilerlemenin değerlendirilmesi. Yani bu çatı altında yetkinlik yönetimi, buna bağlı olarak performansın doğru şekilde yönetilmesi ve yüksek performans gösteren çalışanlara kariyer haritasının çıkarılarak kök ücret yönetimi, rotasyon ve oryantasyon çalışması, dikey ve yatay terfi yönetimi, çalışanlar için koçluk ve mentörlük sistemi uygulayarak doğru bir eğitim ihtiyaç analizi çıkarıp performansı yüksek olan çalışanların yanı sıra düşük performanslı çalışanlara da yatırım yapılması ve onlarında şirket içi ilerlemelerinin değerlendirilmesi ve yönetilmesini ister.

- İşgücü maliyetleri. En düşük asgari ücretli bir çalışanın işverene maliyetinin yanı sıra kıdem ve ihbar tazminatlarının toplam yükününde maliyetlenme çalışmalarını ister. İşletmede 500 kişi çalışıyorsa bunların işverene toplam maliyeti, 500 kişinin toplam kıdem ve ihbar tutarları, en alttan tepe yönetime kadar işgücü maliyetlerinin işverene toplam faturası ve işe alınan bir personelin 1 ay ya da 1 yıl dolmadan ayrıldığında ne kadar işgücü maliyeti yaratıldığının raporlanmasını ister.

- Çalışan görüş ve ihtiyaçları. Burası da direkt çalışan memnuniyet anketine (ÇMA) bir göndermedir ve sırf ÇMA yanında görüş ve öneri formlarının hazırlanması beklenir.

- Çalışan Bağlılığı. Belki de çiçek böcekle uğraşmanın en gerekli olduğu alandır. Motivasyon yönetimi yaparak çalışanları bir arada tutacak özel günler ve etkinlikler organize etmek gereklidir.

Bunun yanında günümüzde İK’nın rolleri giderek değişmektedir. Stratejik planların oluşturulmasında ve uygulanmasında ortaklık yapmak, rekabet avantajı yaratan İK politika ve uygulamalar geliştirmek, şirketin bugünkü ve gelecekteki ihtiyaçlarına yönelik olarak doğru insan kaynağına ulaşmasına zemin hazırlamak, en iyi adayları şirkete çekmek ki tüm dünyada İK alanında yeni trend olarak yetenek yönetimi ve ‘’Talent Management’’ diye kavram oluşmaktadır. Bunun yanında çalışanların yeterliliklerini (eğitim/geliştirme fırsatları/geribildirim sistemleri, koçluk,mentorluk...) ile maksimize etmek. Çalışan bağlılığı ve motivasyonunu arttırmaktır.

Son olarak da İK’nın Şirket Performansına Etkisiyle İlgili Güncel Örnekler

Mark Huselid, 1995: Yüksek Performanslı İK Sistemleri (performans bazlı ödüllendirme, takım çalışmasına yönelim, seçme,yerleştirme ve eğitim) ile şirket performansı arasında pozitif bir korelasyon vardır. YPİS’lerindeki bir standard sapmalık iyileştirme ile:

• Devir oranını %7 oranında düşürür

• Kişi başına verimliliği %16 oranında artırır (27.000 $) artırmıştır.

• Kişi başına düşen piyasa değerini 18.000 $ artırmıştır.

• Gelirleri kişi başına 4.000 $ artırmıştır.

Randall Schuler, Susan Jackson, Mark Huselid, 1997: İK’nın etkin bir şekilde yönetimi ve Yüksek Performanslı İK sistemlerinin uygulanması ile şirket performansı arasında pozitif bir korelasyon vardır.

• İK yönetiminin etkinliği, kişi başına düşen verimliliği %5.2 oranında arttırmıştır. (45.000 $)

• Nakit akımında %16.3 ve piyasa değerinde ise %6 artış getirir.

Yazıya kaynak oluşturan Emre Kavukcuoğlu ve www.ikgundemi.com’a teşekkürler.

Saygılarımla,

iKMania

Devamını oku... »

İK Metrikleri ve Faaliyet Raporlama

Merhaba. İK genel olarak metriklerle ilerleyen ve sayısal verilerle kendini anlatan bir birimdir. Birçoklarına göre insanlarla uğraşmak soyut bir kavram olduğu için eğer İK yaptığı faaliyetleri sayılara dökemezse birçok kişiye göre yaptığı tek şey piknik organize etmek, bunun şunun doğum gününü kutlamaktan öteye gidemez ve bu tezlere dayanak olmaktadır. Gerek İK metrikleri gerek balans skor kartları gerekse faaliyet raporlama yapamadığınız zaman İK hiçbir iş yapmıyor algısını yıkamazsınız. Ayrıca şunu da belirteyim. Özellikle yakın çevremde birçok genç arkadaşta İK olma tutkusu yatmaktadır. Çevremde veya sosyal medya üzerinden yeni tanıdığım ve tanıştığımız kişilerin neredeyse %90’ı İK olmak istiyor ama İK olmak demek sadece mülakat yapmakla bitmiyor. Hem mesleği doğru icra edebilmek hem de şirketinizde yaptığınız işlerin sayısal bir dayanağı olması açısından bu tarz İK Faaliyet Raporlamayı yapmanız gerekebilir.

Peki İK faaliyet raporu nasıl yapılır ve raporlamada hangi metrikler kullanılır?

İK alanı açısından raporlamanın sonu yoktur ve kullanacağınız 100’den fazla metrik vardır ama her İK profesyonelinin raporlayabilmesi gereken belli başlı metrikler şunlardır.

1-) Turnover Oranı:

2016 Yılı_TURNOVER ORANI
Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100
Turnover Raporu
TAKVİM	Dönem Başı Çalışan Sayısı	Dönem Sonu Çalışan Sayısı	Ortalama Çalışan Sayısı	İşe Giren Sayısı	İşten Çıkan Sayısı	Turnover Oranı %
Ocak	100	50	75	4	50	66,67
Şubat	50	50	50	0	0	-
Mart	50	48	49	0	2	4,08
Nisan	48	54	51	7	1	1,96
Mayıs	54	53	53,5	0	1	1,87
Haziran	53	53	53	0	0	-
Temmuz	53	55	54	2	0	-
Ağustos	55	50	52,5	0	5	9,52
Eylül	50	45	47,5	0	5	10,53
Ekim	45	50	47,5	5	0	-
Kasım	50	51	50,5	2	1	1,98
Aralık	51	50	50,5	3	4	7,92
Turnover Oranı Ortalama %						8,71

İlk önce bilmemiz gereken şey ortalama çalışan sayısıdır.

Ortalama Çalışan Sayısı Formulü: Dönem Başı + Dönem Sonu / 2

                                               Örneğin: (150 + 250) / 2 = 200 ( ortalama çalışsan sayısı)

Personel Devir oranı (turnover oranı) için belirli dönemde işten çıkan personel sayısını bilmemiz gerekmektedir.

Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100

                                 Örneğin; 5 / ((20+16) / 2) * 100 = 27,78 (%28 Turnover oranına sahipsiniz)

2-) Net İşe Alım Oranı:

NET İŞE ALIM ORANI
Şirket dışından işe alınan toplamı / ( İstifa + Emeklilik + Kendi isteği dışında ayrılan çalışan sayısı )
Nedenler	01 - 14 Arası		15 - 31 Arası		Toplam
İstifa	5		2		7
Emeklilik	1		0		1
Çıkarılma	3		1		4
İşe Alınanlar	5		5		10
Net İşe Alım Oranı	56%		167%		111%

3-) İş Teklif Kabul Oranı:

İş Teklif Kabul Oranı

Kabul Edilen İş Teklifi / Toplam İş Teklifi

4-) Elde Tutma Oranı:

Elde Tutma Oranı

Dönem Sonu Çalışan Sayısı / (Yeni Dönem Başı Çalışan Sayısı + İşe Yeni Alınanlar)

5-) Şirkete Katılım Oranı:

Katılım Oranı

İlgili periyot boyunca işe alınan çalışan sayısı / İlgili periyot ortalama çalışan sayısı

6-) 1 Yıl İçinde İstifa Oranı:

Birinci Yıl İçinde İstifa Oranı

1 Yıl Sonunda İstifa Edenler /  1 Yıl İçinde Toplam İşe Alınanlar

7-) Kayıp Oranı:

Kayıp Oranı

İlgili dönem içerisinde işe alınıp ayrılan çalışan sayısı / İlgili dönem içerisinde işe yeni alınan çalışan sayısı

8-) Devir Oranı:

Devir Oranı

(İstifa + Emeklilik + İşten Çıkarmalar) / Ortalama çalışan sayısı

9-) İşe Alım Maliyeti:

İşe Alım Maliyeti

İşe alım maliyeti = (İlan Maliyeti + Headhunter/Ajans Maliyetleri + Mülakat Maliyeti + Adayın Konaklama/Ulaşım Maliyeti + Test/Değerlendirme Merkezi Maliyetleri) / İşe Alınan Personel

10-) Pozisyon Tamamlama Oranı:

Pozisyon Tamamlama Oranı

Pozisyonların ortalama açık kalma süresi = Pozisyonun doldurulduğu gün – Pozisyonun açıldığı gün / İşe yerleştirme sayısı

11-) Organizasyonel Bilgi Kayıp Oranı:

Organizasyonel Bilgi Kaybı Oranı

Emekli olan çalışanların toplam kıdem süresi / (Şirket toplam kıdemi + Emekli olan çalışanların toplam kıdem süresi)

12-) Y Kuşağı Kendi İsteğiyle Ayrılma Oranı:

Y Kuşağı Kendi İsteğiyle Ayrılma Oranı

1982 yılından sonra doğmuş istifa eden çalışan sayısı / 1982 yılından sonra doğmuş toplam çalışan sayısı

13-) Katılım Oranı:

Katılım Oranı

İlgili periyot boyunca işe alınan çalışan sayısı / İlgili periyot ortalama çalışan sayısı

13-) Eğitime Ayrılan Süre Oranı:

Eğitime Ayrılan Süre Oranı

Ortalama Eğitim Süresi  (saat ya da dakika) = (Toplam eğitim süresi) / (Ortalama çalışan sayısı)

14-) 1 Yıl İçinde İstifa Oranı:

1 Yıl İçinde İstifa Oranı

1 Yıl Sonunda İstifa Edenler /  1 Yıl İçinde Toplam İşe Alınanlar

İnsan kaynakları bitmeyen bir derya deniz gibidir. Öğrenebileceğiniz ve revize edeceğiniz bilgiler sonsuzdur. Sizden önceki İK’dan bir şeyler öğrenip sistemi revize edip yerinize gelecek İK’ya yeni bilgiler aktarabilirsiniz.

Ayrıca bu metrikler dışında faaliyet raporlama için aşağıdaki matris ve tabloları kullanabilirsiniz.

NEDENLERİNE GÖRE DEVAMSIZLIK TABLOSU

xxx Şube

Aylar

Ocak

Şubat

Mart

Nisan

Mayıs

Haziran

Temmuz

Ağustos

Eylül

Ekim

Kasım

Aralık

Ücretli İzin

2

Doğum İzni

2

5

Evlilik İzni

Babalık İzni

Ölüm İzni

Engelli Çocuk Tedavisi İzni

Periyodik Kontrol İzni

Süt İzni

İş Arama İzni

Evlat Edinme İzni

Yıllık İzin

Raporlu

2

Devamsız

Ücretsiz İzin

TOPLAM

2

0

2

5

0

0

0

0

0

2

0

0

İSTİFA YOLUYLA İŞTEN AYRILMA ORANI
İstifa Eden Çalışan Sayısı / Ortalama Çalışan Sayısı
İşçi Hareket Cetveli
Tarih	Kadın	Erkek								2016 - İstifa Oranı
			Toplam Çalışan	Dönem Başı Çalışan	Dönem Sonu Çalışan	İstifa Eden Sayısı	Çıkarılma	Ortalama Çalışan	Genel Toplam		Ortalama
Ocak			0			0	0	0	#SAYI/0!	Ocak	#SAYI/0!
Şubat			0			0	0	0	#SAYI/0!	Şubat	#SAYI/0!
Mart			0			0	0	0	#SAYI/0!	Mart	#SAYI/0!
Nisan			0			0	0	0	#SAYI/0!	Nisan	#SAYI/0!
Mayıs			0			0	0	0	#SAYI/0!	Mayıs	#SAYI/0!
Haziran			0			0	0	0	#SAYI/0!	Haziran	#SAYI/0!
Temmuz			0			0	0	0	#SAYI/0!	Temmuz	#SAYI/0!
Ağustos			0			0	0	0	#SAYI/0!	Ağustos	#SAYI/0!
Eylül			0			0	0	0	#SAYI/0!	Eylül	#SAYI/0!
Ekim	2	25	27	27	26	1	0	40	100,00%	Ekim	100,00%
Kasım	5	25	30	26	29	1	0	40,5	100,00%	Kasım	100,00%
Aralık			0			0	0	0	#SAYI/0!	Aralık	#SAYI/0!

PERSONEL TAKİP ÇİZELGESİ
			Ocak	Şubat	Mart	Nisan	Mayıs	Haziran	Temmuz	Ağustos	Eylül	Ekim	Kasım	Aralık	Toplam
															Başlayan	Ayrılan
İzmir	x	İşbaşı Yapan	1	5	6	10	3	2	5	5	4	5			55	30
	y	Ayrılan	2	0	0	1	10	4	6	5	0	2

Sonuç olarak da bu tür excel takip çizelgesi, matris tablo ve İK metrikleri dışında Balans Skor Kartları uygulaması vardır ki o konuya da başka bir yazıda detaylı inceleriz.

Saygılarımla,
iKMania

Devamını oku... »