İK Metrikleri ve Faaliyet Raporlama

İK Metrikleri ve Faaliyet Raporlama

Merhaba. İK genel olarak metriklerle ilerleyen ve sayısal verilerle kendini anlatan bir birimdir. Birçoklarına göre insanlarla uğraşmak soyut bir kavram olduğu için eğer İK yaptığı faaliyetleri sayılara dökemezse birçok kişiye göre yaptığı tek şey piknik organize etmek, bunun şunun doğum gününü kutlamaktan öteye gidemez ve bu tezlere dayanak olmaktadır. Gerek İK metrikleri gerek balans skor kartları gerekse faaliyet raporlama yapamadığınız zaman İK hiçbir iş yapmıyor algısını yıkamazsınız. Ayrıca şunu da belirteyim. Özellikle yakın çevremde birçok genç arkadaşta İK olma tutkusu yatmaktadır. Çevremde veya sosyal medya üzerinden yeni tanıdığım ve tanıştığımız kişilerin neredeyse %90’ı İK olmak istiyor ama İK olmak demek sadece mülakat yapmakla bitmiyor. Hem mesleği doğru icra edebilmek hem de şirketinizde yaptığınız işlerin sayısal bir dayanağı olması açısından bu tarz İK Faaliyet Raporlamayı yapmanız gerekebilir.

Peki İK faaliyet raporu nasıl yapılır ve raporlamada hangi metrikler kullanılır?

İK alanı açısından raporlamanın sonu yoktur ve kullanacağınız 100’den fazla metrik vardır ama her İK profesyonelinin raporlayabilmesi gereken belli başlı metrikler şunlardır.

1-) Turnover Oranı:

2016 Yılı_TURNOVER ORANI
Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100
Turnover Raporu
TAKVİM	Dönem Başı Çalışan Sayısı	Dönem Sonu Çalışan Sayısı	Ortalama Çalışan Sayısı	İşe Giren Sayısı	İşten Çıkan Sayısı	Turnover Oranı %
Ocak	100	50	75	4	50	66,67
Şubat	50	50	50	0	0	-
Mart	50	48	49	0	2	4,08
Nisan	48	54	51	7	1	1,96
Mayıs	54	53	53,5	0	1	1,87
Haziran	53	53	53	0	0	-
Temmuz	53	55	54	2	0	-
Ağustos	55	50	52,5	0	5	9,52
Eylül	50	45	47,5	0	5	10,53
Ekim	45	50	47,5	5	0	-
Kasım	50	51	50,5	2	1	1,98
Aralık	51	50	50,5	3	4	7,92
Turnover Oranı Ortalama %						8,71

İlk önce bilmemiz gereken şey ortalama çalışan sayısıdır.

Ortalama Çalışan Sayısı Formulü: Dönem Başı + Dönem Sonu / 2

                                               Örneğin: (150 + 250) / 2 = 200 ( ortalama çalışsan sayısı)

Personel Devir oranı (turnover oranı) için belirli dönemde işten çıkan personel sayısını bilmemiz gerekmektedir.

Turnover formülü = İşten Çıkan / ((Dönem Başı+Dönem Sonu) / 2) * 100

                                 Örneğin; 5 / ((20+16) / 2) * 100 = 27,78 (%28 Turnover oranına sahipsiniz)

2-) Net İşe Alım Oranı:

NET İŞE ALIM ORANI
Şirket dışından işe alınan toplamı / ( İstifa + Emeklilik + Kendi isteği dışında ayrılan çalışan sayısı )
Nedenler	01 - 14 Arası		15 - 31 Arası		Toplam
İstifa	5		2		7
Emeklilik	1		0		1
Çıkarılma	3		1		4
İşe Alınanlar	5		5		10
Net İşe Alım Oranı	56%		167%		111%

3-) İş Teklif Kabul Oranı:

İş Teklif Kabul Oranı

Kabul Edilen İş Teklifi / Toplam İş Teklifi

4-) Elde Tutma Oranı:

Elde Tutma Oranı

Dönem Sonu Çalışan Sayısı / (Yeni Dönem Başı Çalışan Sayısı + İşe Yeni Alınanlar)

5-) Şirkete Katılım Oranı:

Katılım Oranı

İlgili periyot boyunca işe alınan çalışan sayısı / İlgili periyot ortalama çalışan sayısı

6-) 1 Yıl İçinde İstifa Oranı:

Birinci Yıl İçinde İstifa Oranı

1 Yıl Sonunda İstifa Edenler /  1 Yıl İçinde Toplam İşe Alınanlar

7-) Kayıp Oranı:

Kayıp Oranı

İlgili dönem içerisinde işe alınıp ayrılan çalışan sayısı / İlgili dönem içerisinde işe yeni alınan çalışan sayısı

8-) Devir Oranı:

Devir Oranı

(İstifa + Emeklilik + İşten Çıkarmalar) / Ortalama çalışan sayısı

9-) İşe Alım Maliyeti:

İşe Alım Maliyeti

İşe alım maliyeti = (İlan Maliyeti + Headhunter/Ajans Maliyetleri + Mülakat Maliyeti + Adayın Konaklama/Ulaşım Maliyeti + Test/Değerlendirme Merkezi Maliyetleri) / İşe Alınan Personel

10-) Pozisyon Tamamlama Oranı:

Pozisyon Tamamlama Oranı

Pozisyonların ortalama açık kalma süresi = Pozisyonun doldurulduğu gün – Pozisyonun açıldığı gün / İşe yerleştirme sayısı

11-) Organizasyonel Bilgi Kayıp Oranı:

Organizasyonel Bilgi Kaybı Oranı

Emekli olan çalışanların toplam kıdem süresi / (Şirket toplam kıdemi + Emekli olan çalışanların toplam kıdem süresi)

12-) Y Kuşağı Kendi İsteğiyle Ayrılma Oranı:

Y Kuşağı Kendi İsteğiyle Ayrılma Oranı

1982 yılından sonra doğmuş istifa eden çalışan sayısı / 1982 yılından sonra doğmuş toplam çalışan sayısı

13-) Katılım Oranı:

Katılım Oranı

İlgili periyot boyunca işe alınan çalışan sayısı / İlgili periyot ortalama çalışan sayısı

13-) Eğitime Ayrılan Süre Oranı:

Eğitime Ayrılan Süre Oranı

Ortalama Eğitim Süresi  (saat ya da dakika) = (Toplam eğitim süresi) / (Ortalama çalışan sayısı)

14-) 1 Yıl İçinde İstifa Oranı:

1 Yıl İçinde İstifa Oranı

1 Yıl Sonunda İstifa Edenler /  1 Yıl İçinde Toplam İşe Alınanlar

İnsan kaynakları bitmeyen bir derya deniz gibidir. Öğrenebileceğiniz ve revize edeceğiniz bilgiler sonsuzdur. Sizden önceki İK’dan bir şeyler öğrenip sistemi revize edip yerinize gelecek İK’ya yeni bilgiler aktarabilirsiniz.

Ayrıca bu metrikler dışında faaliyet raporlama için aşağıdaki matris ve tabloları kullanabilirsiniz.

NEDENLERİNE GÖRE DEVAMSIZLIK TABLOSU

xxx Şube

Aylar

Ocak

Şubat

Mart

Nisan

Mayıs

Haziran

Temmuz

Ağustos

Eylül

Ekim

Kasım

Aralık

Ücretli İzin

2

Doğum İzni

2

5

Evlilik İzni

Babalık İzni

Ölüm İzni

Engelli Çocuk Tedavisi İzni

Periyodik Kontrol İzni

Süt İzni

İş Arama İzni

Evlat Edinme İzni

Yıllık İzin

Raporlu

2

Devamsız

Ücretsiz İzin

TOPLAM

2

0

2

5

0

0

0

0

0

2

0

0

İSTİFA YOLUYLA İŞTEN AYRILMA ORANI
İstifa Eden Çalışan Sayısı / Ortalama Çalışan Sayısı
İşçi Hareket Cetveli
Tarih	Kadın	Erkek								2016 - İstifa Oranı
			Toplam Çalışan	Dönem Başı Çalışan	Dönem Sonu Çalışan	İstifa Eden Sayısı	Çıkarılma	Ortalama Çalışan	Genel Toplam		Ortalama
Ocak			0			0	0	0	#SAYI/0!	Ocak	#SAYI/0!
Şubat			0			0	0	0	#SAYI/0!	Şubat	#SAYI/0!
Mart			0			0	0	0	#SAYI/0!	Mart	#SAYI/0!
Nisan			0			0	0	0	#SAYI/0!	Nisan	#SAYI/0!
Mayıs			0			0	0	0	#SAYI/0!	Mayıs	#SAYI/0!
Haziran			0			0	0	0	#SAYI/0!	Haziran	#SAYI/0!
Temmuz			0			0	0	0	#SAYI/0!	Temmuz	#SAYI/0!
Ağustos			0			0	0	0	#SAYI/0!	Ağustos	#SAYI/0!
Eylül			0			0	0	0	#SAYI/0!	Eylül	#SAYI/0!
Ekim	2	25	27	27	26	1	0	40	100,00%	Ekim	100,00%
Kasım	5	25	30	26	29	1	0	40,5	100,00%	Kasım	100,00%
Aralık			0			0	0	0	#SAYI/0!	Aralık	#SAYI/0!

PERSONEL TAKİP ÇİZELGESİ
			Ocak	Şubat	Mart	Nisan	Mayıs	Haziran	Temmuz	Ağustos	Eylül	Ekim	Kasım	Aralık	Toplam
															Başlayan	Ayrılan
İzmir	x	İşbaşı Yapan	1	5	6	10	3	2	5	5	4	5			55	30
	y	Ayrılan	2	0	0	1	10	4	6	5	0	2

Sonuç olarak da bu tür excel takip çizelgesi, matris tablo ve İK metrikleri dışında Balans Skor Kartları uygulaması vardır ki o konuya da başka bir yazıda detaylı inceleriz.

Saygılarımla,
iKMania