İnsan Kaynaklarının Yaptığı SGK İşlemleri

İnsan Kaynaklarının Yaptığı SGK İşlemleri

Merhaba. Günümüzde insan kaynakları ve muhasebe departmanı sgk mevzuatında yapılan bazı işlemlerde dirsek dirseğe gitmektedirler. Devletin yasal organı olan ve çalışma hayatına etki eden SGK ile ilgili işlemlerden kimi muhasebenin görev alanına girmekteyken kimi de İnsan Kaynaklarının görev alanına girer. Genel olarak her ne kadar günümüzde Personel Özlük birimi farklı bir birime ayrılıp SGK, puantaj, bordro işlemlerini o birim yapmaktayken hala daha bir çok işletmede bu işlemleri İnsan Kaynakları Departmanı yapmaktadır.

Peki bir İnsan Kaynakları çalışanın yaptığı genel SGK işlemleri nelerden oluşmaktadır?

* Yasal Bildirimler

- SGK İşe Giriş İşlemleri

- SGK İşten Çıkış İşlemleri

- İş Göremezlik Rapor Onayı (Raporlu İşçinin Çalışmadığına Dair Bildirimin Onaylanması)

- İş Kazası Bildirimi

- Eksik gün bildirimi

- Aylık Prim Ve Hizmet Belgelerinin SGK’ya Gönderilmesi

SGK İşe Giriş İşlemleri

SGK mevzuatı yazı dizisi altında mini bir yazı serisi olacak bu bölümde öncelikle bir İK’nın yaptığı ve bilmesi gereken en temel işlem SGK İşe Giriş Bildirgesidir.

Tüm o ilan yayımlama, aday davet etme, saatlerce süren mülakatları tamamlama aşamaları sona erdi ve adaylara pazartesi gel başla dediniz. Peki şimdi ne olacak?

1. Adım : Yasal mevzuat kısmı olan SGK İşe Giriş Bildirgesi

Genel olarak bilinmesi gereken ilk kural işe giriş bildirgelerinin işe giriş tarihinden 1 gün önce verilmesidir. Yani 10.03.2016 Perşembe başlayacak olan adayın girişi 09.03.2016 Çarşamba yapılmalıdır. Eğer bildirgenin verilmesi sadece resmi tatil gününe rastlarsa, bildirge verme süresi izleyen ilk günün sonuna kadar uzar. Pazartesi günü işe girecek işçiler için, Pazar günü tatil olduğundan işe giriş bildirgesi pazartesi verilirse bildirge zamanında verilmiş sayılır.

İşe giriş bildirgesi nasıl doldurulur?

İşe giriş bildirgesini elektronik ortamda bu adresten verebilirsiniz.

Sosyal güvenlik numarası hanesine TC Kimlik numarası yazılır. Kişi yabancı uyruklu ise kurumun verdiği numara yazılır. TC kimlik numarasını yazdığınızda kişinin nüfus bilgileri ekrana gelecektir. Devam ettiğinizde bildirge ekranı açılır. Bu ekranda en üstte kişiyi işe aldığınız şirketinizin ismi yer alır. Birden fazla şirketiniz varsa, elemanı doğru şirkete aldığınızdan emin olmanızı tavsiye ederim. Daha sonra sırayla işe giriş tarihi, sigorta kolu kalemleri bulunur. Sigorta kolu için kullanacağınız 2 genel kod vardır. “sıfır” “tüm sigorta kolları” (zorunlu) alanı genel olarak kullanılan alandır.

Bildirgenin elektronik ortamda gönderilmesi sırasında;

* Eğer sigortalı part-time çalışan olacak ise “Kısmi süreli çalışan” seçeneği Evet olarak seçilerek “Zorunlu çalışılan gün sayısı” alanının doldurulması gerekmektedir. “4857 Sayılı Kanun” şeklinde başlayan cümledeki soruya “Evet ya da Hayır” cevabını vermeniz gerekir. Eğer eleman part-time çalışacaksa “Evet”i seçerek ayda kaç gün çalışacağını da burada belirtmeniz gerekir.  

Kısmi süreli iş sözleşmesine göre sigortalının 30 günlük süre içinde çalışması gereken toplam saat hesaplandıktan sonra bu süre 7,5’ a bölünecek ve bulunan sayı küsuratlı ise küsurat kısmı tam sayıya çevrilerek yazılacaktır. Örneğin günde 2,5 saat çalışmak üzere imzalanmış bir iş sözleşmesine göre, sigortalının 30 günlük süre içinde çalışacağı toplam saat 30 * 2,5 = 75 saat olacağından zorunlu çalışılan gün sayısı 75 / 7,5 = 10 olarak doldurulacaktır. Kısmi çalışma durumunu “Eksik Gün Bildirimi” ve kısmi süreli iş sözleşmesi ile SGK’ya bildirmelisiniz. Eksik Gün Bildirim Formuna bu adresten ulaşabilirsiniz.

* Naklen ve hizmet akdi ilişkisi sona ermeden aynı işverenin aynı ya da başka bir ilde tescil edilmiş bir işyerinde işe başlatılan sigortalılara ait işe giriş bildirgelerinin e-Sigorta kanalıyla gönderilmesi sırasında, idari para cezasına maruz kalınmaması için istisnai durum bildiriyorum seçeneğinin altında yer alan, sigortalının naklen ve hizmet akdi sona ermeden aynı işverene ait başka bir işyerinde çalıştırılacağına dair kutucuğun işaretlenmesi gerekmektedir.

* Eğer çalışacak sigortalının yaşlılık ve emeklilik aylığı alan bir kişi olması ve sosyal güvenlik destek primine tabi olarak çalışmak istemesi halinde “Sosyal Güvenlik Destek Primini” seçilir. Sigorta Kolu bölümüne, “0-Tüm sigortalı kolları (zorunlu)”, “sosyal güvenlik destek primi” seçilir. Ancak daha uygun olanı, emekli çalışana sigorta kolu tercihini sorun- sıfır mı, sekiz mi? Alacağınız cevaba göre oluşturacağınız “işe giriş bildirgesini” sigortalınıza imzalatın.

* Formda “İşyeri İşkolu” ve “Sigortalı meslek kodu” nu da girmelisiniz. Sigortalının “Görev Kodunu” ile adres ve telefon bilgilerini girdikten sonra, istisnai bir durum da bildirilmiyorsa son bir kez kontrol ederek işe giriş formunu tamamlayabilirsiniz. Eğer “işe giriş bildirgesi”ni iptal etmek isterseniz aynı gün içerisinde iptal edebilirsiniz.

* TC uyruklu işçilere ait işe giriş bildirgeleri TC kimlik numarası girilerek gönderilmektedir. Yabancı uyruklu sigortalılara ait işe giriş bildirgelerinin Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğünce verilen ve 99 ile başlayan kimlik numarası ile elektronik ortamda gönderilmesi gerekmektedir. Ancak, Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğünce işe giriş bildirgesinin verilme süresi içinde henüz kimlik numarası verilmemiş ise, bu sigortalılara ait işe giriş bildirgelerinin e-Sigorta kanalıyla gönderilmesi mümkün olmadığından, bu bildirgeler kağıt ortamında düzenlenerek SGK’ya verilecektir.

Stajyerlerin SGK İşlemleri

Stajlar genel olarak 2’ye ayrılır; zorunlu staj ve İsteğe bağlı staj şeklinde.

Zorunlu Staj

* Zorunlu stajda SGK işe giriş bildirgesi okul tarafından 19-Stajyer sigortalılık kodu ile yapılmaktadır. Burada İşverenin yapacağı herhangi bir şey yoktur. Sadece öğrenciden SGK işe giriş bildirgesinin fotokopisini isteyip dosyasında saklamalıdır.

* Zorunlu stajda stajyere ödenen ücretten hiçbir yasal kesinti yapılmaz, gönüllü stajyerin almış olduğu ücret tüm yasal kesintilere tabidir.

* Zorunlu stajda Uzun Vadeli Sigorta Kolları Primi ödenmediğinden emeklilik hesabında staj dönemi sigorta başlangıç tarihi kabul edilmez, prim gün sayısı dikkate alınmaz.

* Zorunlu stajyerler, sadece Kısa Vadeli Sigorta Kolları kapsamında sigortalı olurlar. Kısa vadeli sigorta kolları ise İş Kazası ve Meslek Hastalıkları, Hastalık ve Analık durumlarını kapsamaktadır.

İsteğe Bağlı Staj

* İsteğe bağlı stajda SGK işe giriş bildirgesi işveren tarafından 1-Tüm Sigorta kollarına tabi sigortalılık kodu ile yapılmaktadır.

* İsteğe bağlı stajda Uzun Vadeli Sigorta Kolları Primi ödendiğinden emeklilik  prim gün sayısı dikkate alınır.

* İsteğe bağlı stajyerler, normal sigorta girişi yapıldığı için Kısa Vadeli Sigorta Kolları Primi, Uzun Vadeli Sigorta Kolları Primi ve Genel Sağlık Sigortası primi gibi tüm sigorta kollarına tabiidir.

Stajyerlere Ücret Ödenmesi

Teknik eğitim veren lise ve yüksek öğretim kurumlarında öğrenim gören kişilere staj yapması halinde ( Zorunlu Staj), 20 ve üzeri personeli olan iş yerleri tarafından en az aylık net asgari ücretin %30’u, 20 kişiden az personeli olan iş yerleri ise en az aylık net asgari ücretin %15’ i kadar ücreti ödemekle yükümlüdür ve bu kişiler için vergi kesintisi yapılmamaktadır.

İsteğe bağlı stajyerler normal çalışan olarak değerlendirildiği için en az asgari ücret ödemesi yapılması gerekmektedir.

İşe Giriş Bildirgelerinin Verilme Süresi

İşe giriş bildirgelerinin verilme süresi ile ilgili olarak Yasada, bazı istisnai sürelere yer verilmiştir. Yasanın 8. maddesine göre,

a) İlk defa sigortalı çalıştırmaya başlayan iş yerlerinde, bir ay içinde işe alınan sigortalılara ait işe giriş bildirgelerinin, ilk defa sigortalı çalıştırmaya başlanılan tarihten itibaren bir ay içinde,

b) İnşaat, balıkçılık ve tarım sektörlerinde faaliyet gösteren iş yerlerinde işe başlayan sigortalılara ait işe giriş bildirgelerinin, sigortalının çalışmaya başladığı tarihte,

c) Yabancı ülkelere sefer yapan ulaştırma araçlarına sefer esnasında alınarak çalıştırılanlara ait işe giriş bildirgelerinin sigortalıların çalışmaya başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde,

d) Kamu idarelerince istihdam edilen 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanununa göre işsizlik sigortasına tabi olmayan sözleşmeli personel ile kamu idarelerince yurt dışı görevde çalışmak üzere işe alınan sigortalılara ait işe giriş bildirgelerinin, sigortalıların çalışmaya başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde verilmesi halinde bu bildirgeler de süresi içinde verilmiş kabul edilmektedir.

Örnek vermek gerekirse, ilk defa 10.01.2012 tarihinde üç işçi ile işe başlamış olan bir işverenin, bu işçilere ait işe giriş bildirgelerini 10.02.2012 tarihine kadar SGK’ya vermesi halinde süresi içinde verilmiş sayılmaktadır.

İşe giriş bildirgelerinin verilmesi gereken sürenin son gününün resmi tatile rastlaması halinde bu bildirgeler resmi tatili izleyen ilk iş günü içinde verildiği takdirde yine süresi içinde verilmiş kabul edilmektedir. Bu nedenle, inşaat, balıkçılık ve tarım iş yerlerinde Cumartesi ve Pazar günü işe alınan sigortalılara ilişkin işe giriş bildirgeleri Pazartesi günü; inşaat, balıkçılık ve tarım iş yerleri dışındaki iş yerlerinde Pazar ve Pazartesi günü işe alınan sigortalılara ilişkin işe giriş bildirgeleri Pazartesi günü SGK’ya verildiği takdirde süresi içinde verilmiş sayılmaktadır.

İşe Giriş Bildirgesi Zamanında Verilmezse Uygulanacak Yaptırımlar

Zamanında verilmeyen işe giriş bildirgesinde her bir sigortalı için,

1) Yasal süre geçtikten sonra verilirse 1 aylık asgari ücret;

2) Kurum tarafından tespit edilirse 2 asgari ücret;

3) 1 yıl içerisinde kurum tarafından tekrar tespit edilirse 5 asgari ücret idari para cezası söz konusudur.

Ancak işe giriş bildirgelerinin yasal verilme süresinin sona erdiği tarihten itibaren otuz gün içinde kendiliğinden verilmiş olması ve tebliğ tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde asgari ücretin %18,75’nin ödenmesi durumunda geri kalan kısım ceza iptal edilmektedir.

İşe Giriş Bildirgelerinin Gönderilme Şekli

İşverenler, sigortalı işe giriş bildirgelerini SGK’ya E-SGK kanalıyla elektronik ortamda göndermekle zorunlu tutulmuşlardır. Bu nedenle işe giriş bildirgeleri SGK’ya yasal süresi içinde elden verildiği veya posta kanalıyla gönderildiği durumlarda dahi, süresi dışında verilmiş gibi idari para cezası uygulanmaktadır.

Son Olarak aşağıdaki resimdeki gibi bir checklist kullanabilirsiniz.

SGK İŞE GİRİŞ CHECKLIST
SEKTÖR 1: KİŞİSEL BİLGİLER
PERSONEL AD-SOYAD:			CHECKLIST TARİHİ
EMEKLİ OLUP OLMADIĞI			İŞE ALMA TARİHİ
	DEPARTMAN
			SGK İŞE GİRİŞ TARİHİ
SEKTÖR 2: YASAL İŞLEM ADIMLARI
NO	İşlem Adımları			Check
1	İlk önce www.sgk.gov.tr sitesine giriş yap
2	Sırayla E-SGK, diğer uygulamalar, Sigortalı İşe Giriş ve İşten Çıkış bildirgesi tıkla
3	Kullanıcı adı, sistem şifresi ve işyeri şifresini yaz ve siteye giriş yap
4	İşçi girişi yapılacığı için Sigortalı İşe Giriş Bildirgesini tıkla
5	Sadece işe girecek işçinin TC Kimlik numarası yaz ve Bula tıkla
1	Sigortalının İşe Başlama Tarihine 1 gün sonrasının tarihini gir. Pazartesi hariç!
2	Sigorta Kolu yerine gir ve Listeden 0 -Tüm sigorta kolları (Zorunlu) bölümünü seç
3	Eğer varsa; özürlülük kodu, eski hükümlü bölümlerini doldur, yoksa devam et
4	Eğer işçi part-time çalışacak ise “Kısmi süreli çalışan” seçeneğine Evet de
5	Parttime için ''Zorunlu çalışılan gün sayısı” alanını doldur
6	'4857 Sayılı Kanun” şeklinde başlayan cümleye part-time için “Evet”i seç
7	Kısmi süreli iş sözleşmesine göre sigortalının 30 günlük süre içinde çalışması gereken toplam saat hesaplandıktan sonra bu süreyi 7,5’ a böl ve bulunan sayı küsuratlı ise küsurat kısmını tam sayıya çevrilerek yaz
UYARI!	Örneğin günde 2,5 saat çalışmak üzere imzalanmış bir iş sözleşmesine göre, sigortalının 30 günlük süre içinde çalışacağı toplam saat 30 * 2,5 = 75 saat olacağından zorunlu çalışılan gün sayısı 75 / 7,5 = 10 olarak işaretle
8	İşyerinin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İş Kolu bölümüne gel
9	Çalışma ve Sos.Güvenlik Bakanlığı iş kolu olarak 28- Genel İşleri seç
10	'Sigortalı Meslek Adı'' bölümünden çalışılacak mesleği seç
11	'2821 SK gereğince belirlenen sigortalının görev kodu'' bölümünden bölümü seç
12	Sigortalının adres bilgilerini eksiksiz doldur
13	İstisnai bir durum yoksa "İstisnai durum bildirmiyorum" seçeneğini tıkla
SEKTÖR 3: GENEL İŞLEMLER VE SON KONTROL
Genel İşlemler - Son Kontrol
Tüm bilgileri son kez eksiksiz kontrol et
Sigortalının İşe Başlama Tarihi: 1 gün sonrasının tarihi olmalıdır; Evrak Tarihi: Online SGK girişinde işlemin yapıldığı tarihi olmalıdır
Hata yoksa "İşe Giriş Bildirgesi Onaylamak İçin Buraya Basınız" butonuna tıkla
Yeni işe başlayacak olan çalışanların SGK girişlerinin işe başlama tarihinden en geç bir gün önce yapılması gerekmektedir. (İstisna gün Pazartesidir, Pazartesi aynı güne işe giriş yapılabilir.)
İşe Giriş Bildirgesi Zamanında Verilmezse Uygulanacak Yaptırımlar
Zamanında verilmeyen işe giriş bildirgesinde her bir sigortalı için,
1) Yasal süre geçtikten sonra verilirse 1 aylık asgari ücret;
2) Kurum tarafından tespit edilirse 2 asgari ücret;
3) 1 yıl içerisinde kurum tarafından tekrar tespit edilirse 5 asgari ücret idari para cezası söz konusudur.
Ancak işe giriş bildirgelerinin yasal verilme süresinin sona erdiği tarihten itibaren otuz gün içinde kendiliğinden verilmiş olması ve tebliğ tarihinden itibaren en geç onbeş gün içinde asgari ücretin %18,75’nin ödenmesi durumunda geri kalan kısım ceza iptal edilmektedir.

Saygılarımla,
iKMania