Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

4857 sayılı yeni İş kanunu ile getirilen önemli düzenlemelerden biri de İşçi özlük dosyasıdır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. 

İşverenler çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, işveren veya işveren vekiline yasa gereği idari para cezası verilmektedir. 

Sadece işe girişte değil personel işe devam ettiği sürece özlük evraklarını takibe devam edilmelidir. Çalışılan süre içerisinde personelle ilgili yapılan yazışma, resmî evrak, izin formları uyarılar gibi birçok belge her bir personel için ayrı dosyalanmalı ve gerektiğinde ibraz edilebilmelidir.

Personel özlük dosyaları çalışan personelin takibi açısından öneme taşımaktadır. Personelin sicilinin ortaya oluşturulması, görevlendirme ve ücretinin belirlenmesinde etkili olacaktır. Dosyada bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da artacaktır. 

Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir. Ancak yasal hükümler ve personel departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda Bir özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla; bulunması gereken evraklar: 

İşe Girişte İstenen Evraklar

- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgâh Belgesi
- Diploma fotokopisi
- Sağlık raporu
- Kan grubu kartı
- Adli sicil kaydı
- 4 adet resim
- Askerlik belgesi
- İmzalanmış İş Sözleşmesi
- Şirkete özel hazırlanmış iş başvuru formu (Personel İmzası Gerekli)
- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi (İmzalatılacak) *Asıl nüshanın dosyasında saklanması gerekir. 

                                       İşçinin Özelliklerine Göre Dosyada Bulunması Gereken Evraklar

- Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
- Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
- Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
- Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
- İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
- Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

                                               İşin Niteliğine Göre Dosyada Bulunması Gereken Evraklar

- Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge

- Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
- İşin niteliğine uygun muayene raporları
- Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
- Sağlık Raporu-Ağır ve Tehlikeli işte Çalışabilir Raporu
- Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
- İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

                                      İşe Devam Eden Personelin Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

- Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
- Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
- İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
- İstirahat ve iş göremezlik raporları
- Oryantasyon Aşamaları
- AGİ Formu
- İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
- Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
- Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
- Performans değerlendirme formları
- Şirket içinde ya da dışından alınan eğitimlere dair sertifikalar
- Kendisine teslim edilen telefon, GSM hattı, araba zimmet formları
- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
- İş kazası tutanağı
- Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
- İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

                                                     İşten Çıkışlarda Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar

- SGK işten ayrılış bildirgesi
- İbraname
- Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
- Fesih bildirimi
- İstifa dilekçesi
- Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
- Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
- İşçiye noterle yapılan bildirimler
- İhbarname

Varsa Dosyada Saklanmasında Fayda Olan Belgeler

- İşe Başvuru Formu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitim Formu
- İş Teklif Formu
- Evlilik cüzdanı fotokopisi
- Şirket Yönetmelikleri
- Referans mektupları
- Görev Tanımı
- Özgeçmişler
- Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
- Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
- O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge

Saygılarımla,
iKMania