İş Analizi

İş ve Görev Analizi

İnsan kaynaklarının en temel görevlerinden birisi de iş ve görev analizi oluşturmaktır. Belirli bir işin en küçük parçalarıyla tanımlanıp inceleme sürecine de İş Analizi denir. Özellikle iş tanımlarının hazırlanmasında yarar sağlayan iş analiz tekniği İş Envanterleridir.

İş analizi neden önemlidir?

İşletmelerde yapılan iş analizleri; organizasyon şemasının oluşturulmasında, mülakatlarda personel seçimi ve işgücü planlamasında, personel eğitim yönetiminde, performans değerlemede, ücret yönetiminde ve bunun gibi bir çok önemli insan kaynağı yönetim sistemlerinin düzenlenmesinde önemlidir.

Aslında iş analizi neden önemlidir sorusunun yegane cevabı devlet dairesindeki gibi kadro şişkinliğinin olmaması ve herkesin kendi yapacağı görevleri bilmesinin sağlanmasıdır.

İş analizi niçin yapılır?

İş analizi planlı, sistematik çalışmadır. İş tanımları, iş gerekleri, iş standartları oluşturmak için iş analizi yapılır. Veri toplama, bilgi sisteminin temelini oluşturur. Böylece iş analizi yapılabilmesi için veri bankası oluşturulur. Klasik bir yaklaşım olan iş tanımları, iş analizleriyle kıyaslandığında statiktir, şu anki durumu tanımlar. Yine de geleneksel olan iş tanımlarına planlama yapma, performans değerlendirme, ücretlendirme gibi girdilerin oluşturulması için ihtiyaç vardır.

İş analizi çalışmaları sonucunda şu temel sorulara cevap aranır

1         İşin ne olduğu?

2         İşin nasıl yapıldığı?

3         İşin ne zaman yapıldığı?

4         İşin nerede yapıldığı?

5         İşin neden yapıldığı?

6         İşin kim tarafından yapıldığı?

7         Çalışanın görevleri ve sorumlulukları?

8         Çalışanın ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel özelliklere sahip olması gerektiği

İş analizinin iki uzantısı vardır:

1. İş Tanımları

İşin organizasyon içindeki yerini ve önemini belirler. İşi yapan kişi değil, işin kendisi tanımlanır.

2. İşin Gerekleri

Belirli bir işi yerine getirmek için bireylerin sahip olması gereken yetenek ve becerilerdir. İş tanımları “işin” profili iken; iş gerekleri “işin istediği çalışan” profilidir.

İş Analizi Yapma Yöntemleri Beş Farklı Yöntem İzleyebilir:

1.    Anket Yöntemi

2.    Gözlem Yöntemi

3.    Mülakat Yöntemi

4.    Çalışma jurnali

5.    Karma Yöntem

İşletmeler iş analizlerinin içermesi gereken bilgileri kendilerine özgü prosedürlerle ya da önceden geliştirilmiş bazı standart tekniklerin yardımı ile sağlarlar.

İş analizi sürecinde yararlanılan veri toplama yöntemleri şunlardır:

1. Gözlem: Analizi yapan kişinin işe ilişkin genel bir izlenim edinmesini sağlar. Gözlem yolu ile analist işin yapıldığı ortam ve koşulları, tehlikeleri, kullanılan araç ve teçhizatı tanıyabilir. Personelin, işini yaparken müdahalede bulunmadan izleyip, gördüklerini kaydetmesi şeklinde uygulanır. Gözlem yönetimi basit, tekrarlardan oluşan ve tamamlama süresi kısa olan işlerin incelenmesinde, zaman ve hareket etütlerinin yapılışında tek başına yararlanılan bir yöntemdir.

2. Anket: Ayrıntılı olarak hazırlanan formdaki sorulara işi bizzat yapan personel veya gözetimci tarafından işaretlenmesidir. Eğitim yetersizliği nedeni ile bazı işçilerin fikirlerini iyi ifade edememeleri,  eksik ya da yoruma açık bilgiler vermeleri bu yöntemin sakıncalarındadır.

3. Mülakat: En çok kullanılan iş analizi yöntemidir. Analist gerek duyacağı bilgileri sağlamak için uygun sorular sorabilir, bunları yorumlayabilir. Fazla ve gereksiz olan bilgiler analist tarafından ayıklanabilir. Bu yöntem anketle birlikte kullanıldığında daha etkin sonuçlar alınır.

4. Diğer Yöntemler: Uzmanların bilgisine başvurma, günlük kayıtlardan yararlanma, işaretleme listesi vb. bazı yöntemler de iş analizlerinde bilgi toplamak amacı ile kullanılır.

İş Analiz Teknikleri

1-İş Envanterleri: İşin görevlerinin alacağı ortalama süreler veya belirli süre içinde yapılması gereken üretim miktarının belirlenebildiği iş analizi tekniğidir. Özellikle iş tanımlarının hazırlanmasında yarar sağlar.

2-Durum Analizi: İşin içeriği ve gerektirdiği personel özelliğine ilişkin sorular içeren bir anket formu kullanılarak yapılan iş analiz tekniğidir.

3-Fonksiyonel İş Analizi: İşleri gerektirdikleri personel fonksiyonları cinsinden inceler. Bununla, hem iş hem personelin bilgi ve araç gereç kullanımı, hem de diğer insanlarla olan ilişkileri yönünden incelenir.

4-Kritik Olay Tekniği: Belirli bir işte çalışan personelin ve bağlı oldukları ilk yöneticinin şahit oldukları işle ilgili olumlu veya olumsuz sonuç veren personel davranışları kaydedilir. Kritik Olay tekniği ile bir işin başarıyla yerine getirilmesi için özel bazı davranış ve becerileri gerektiren koşullar ortaya koyulur. Personel seçimi, personel eğitimi ve performans değerlendirmede kullanılabilen çok amaçlı iş analizi tekniği Kritik Olay tekniğidir.

Saygılarımla,

iKMania